Works納期に遅れそうなとき

ヤバイ!納期時間に間に合わない!ときの連絡について

納品直前の納期遅れについて

納期までまだあるし・・・、あとこのくらいのペースでやれば・・・、ちょっと急げば・・・、徹夜をしたら・・・。
って考えている内に納期になり、納期時間になりってこと、あってはいけないのですが、あります。

そんなとき、【発注者側】からは、状況を正確に教えてもらって次どうしたらよいか早く対策を講じたい、これだけです。

でも、【受注者側】は、なぜ遅れたか伝えたい、進捗をあいまいにしたい、怒られたくない、いやな気持ちになりたくない、という気持ちから不必要であったり、いまいち状況がわからない連絡が入ることが多いです。

対面式のお仕事であれば、受注者の評価は引きずられるかもしれませんが、オンライン、リモートワークといったネットだけを介した関係の場合、たった一度しかお仕事をしないケースも多々あります。

その関係で成り立っているのは、人としての信用であり、良心。

もし納期ミスをしたとしても、それによって怒られたり嫌な思いをしたとしての、たった一度だけのことで、そこから逃げてしまった場合は、いつもどこか後ろめたいものを持ってしまいますし、そうした自分に自信が持てなくなってしまいます。

納期遅れは決してよいことではありませんが、誠実にそしてできるだけやりとりが少ない状態で対応していくといったことを心がけていきましょう。

現在、受けた量のどのくらい作業が終わっているのか?

NG

  • 「だいたい半分ぐらいできています。」
  • 「あと少し残っています。」
  • 「一応半分以上はできていると思います。」

「だいたい半分」とか、「あと少し」とか「一応」など個人の判断になる表現はNGです。

OK

  • 「1000件の内500件は、納品できる状態です。」
  • 「1000件の内500件は、入力が終わって
    いますが、まだ最終確認はできていません。」
  • 「1000件の内すべて入力は終わって
    いますが、最終確認はこれからです。」

全体量を数値で表してください。件数がわかるのであれば、その件数も連絡しないといけません。双方が量を認識できる表現で、どういった状態なのかを連絡します。

引き続きその量をすべて終わらすにはどのくらい時間がいるのか

NG

  • 「だいたい2日あれば終わると思います。」
  • 「あと1週間ぐらいかかりそうです。」
  • 「がんばれば今日には納品できます。」

大まかな表現や、気持ちをメインにした連絡はNGです。
要は、その約束ができる具体的な計算ができていないからです。

OK

  • 「あと5時間ほどかかると思いますので、
    〇日の正午までには納品できます。」
  • 「あと1日は必要だと思いますので、
    〇日の〇時ぐらいの納品となります。」
  • 「1時間に〇件ほど対応できるので、
    〇日の〇時には納品できます。」

具体的な日時であり、その根拠を含めて連絡します。
でないと、信用してよいのかどうかが発注側はわからないからです。

場合によっては電話連絡を行うもしくは待つ

納期が遅れると連絡した後、数時間お客様から指示の連絡が入らなかった場合、お仕事にもよりますが、必要に応じて電話連絡を行う、もしくは電話連絡にいつでも対応できる旨を伝えてください。
(そのくらいきわきわの予定のお仕事であるかどうかは事前に判断してください。)
ある程度ゆとりを持っている予定をされているお仕事であれば、やりとりをしているメールやツールなどからの返信を待つか、数時間の遅れであれば、少しでも早く納品するためにその時間もお仕事を進めておくのがよいでしょう。

納期遅れの連絡をした後の自分の予定を連絡しておく

納期遅れだけ連絡をして、不在になる(連絡のやりとりがすぐにはできない)場合は、その時間や予定を連絡しておきます。
納期が遅れているというだけで、お客様からの信頼は半減しています。
そこから連絡がとれない時間があるともっと不安感をあおることになります。
納期遅れの連絡をしたあとは、すぐにお客様からの返事を待っているぐらいに対応するか、どうしても不在になるのであれば、「〇時まで不在になります。確認は〇時からになります。携帯への連絡は可能です。」などと連絡しておきましょう。
また、引き続き作業をしておくことができるのであれば「引き続き作業を進めておきます。」という連絡も入れておきましょう。