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【day3】お仕事用のメールアドレスを取得しよう

お仕事用のメールアドレスを取得する

仕事用とプライベート用のメールアドレスを取得することを、
面倒に思っている方も多いのではないでしょうか。
確かに2つのアドレスを開いてチェックするのは、手間かもしれません。
しかし、フリーランスや在宅ワークをする方にとって、これは重要なことです。

今回は、仕事用のアドレスの取得について解説します。

なぜ仕事用のメールアドレスが必要なの?

なぜ、仕事用のアドレスを取得する必要があるのでしょうか?

その答えは、プライベート用の受信ボックスをご覧ください。
毎日いろいろなメールが来ていますが、全部は読んでいないのではないでしょうか。
メールが多すぎて読めない、と言った方が正解かもしれません。

そんな受信ボックスに仕事のメールが来た場合、すぐに見つけられるでしょうか。
メールマガジンやショッピングのお知らせなど、
あまりチェックしないメールが数日間たまっただけで、
受信ボックスを開くのも嫌になりませんか?

この状態で仕事用のメールが来ると、見落とす確率が高くなるのです。
それは、フリーランスや在宅ワークをする人にとって、致命傷といえるでしょう。
なぜなら、クライアントからの連絡などは漏らすことなくチェックして、
すぐに対応すべきかどうか判断しなければなりません。

プライベート用と仕事用のメールアドレスが同じ場合、このようなリスクがあるのです。

そのため、仕事用のメールアドレスはプライベートとは別に取得しましょう。
そうすることで、仕事用のメールを漏らすことなくチェックできるため、
クライアントと円滑なコミュニケーションを取ることができます。
その結果、仕事の効率が高まるのです。

在宅ワークにはGmailアドレスをおススメします

在宅ワーカーを始めて仕事が軌道に乗って来ると、
クライアントとのやりとりが頻繁に行われます。
フリーランスで在宅ワークをする方は、連絡手段のほとんどがメールです。

そのため、仕事用として専用のメールアドレスを取得しておけば、
クライアントからのメールにもすぐに対応できるでしょう。

そこでおススメなのが、Gmailです。

Gmailを利用するためには、Googleアカウントを取得する必要があります。
Googleアカウントを取得すれば 、
Googleドキュメントなど業務でも利用できる便利な機能を使えるようになります。

Gmailのメリットは、Googleで培われた検索機能の充実ぶりです。
大量のメールの中からキーワードで検索すれば、該当メールを表示してくれます。
受信したメールは、クラウドに保存されるのでバックアップの手間がなく、
メールアドレスとパスワードがあれば、デバイスに関係なくパソコンでもスマホでも開けます。

また、15GBまで無料で利用できる容量も魅力です。
ウイルス対策も充実しており、マルウェアやスパム、
フィッシングメールを自動でフィルタリングしてくれるので、安心して利用できます。

また、世界では400万以上の企業が Gmailを標準メールとして採用しているため、
大きな信用力があります。
Gmailは、複数のアカウントでアドレスを持てるので、例えばクライアントごとに分けることもできるのです。

もう一つ忘れてはいけないのが、GmailはOSを選ばないことです。
WindowsやMac、iOSやAndroidでも利用することができます。

実際にGmailを使ってみよう

便利なツールであるGmailを利用するには、まずGoogleアカウントを作成する必要があります。
Googleアカウントの取得する大まかな流れは以下の通りです。

①まず、Googleアカウントログインページに移動します。
表示された画面にある「アカウントを作成」をクリックすると
「自分用」か「ビジネス管理用」の選択が出るので「自分用」を選びます。

②次に、表示される個人情報を漏れなく入力して下さい。
入力する氏名は、ニックネームでも問題ありませんが、登録後の変更も可能です。
メールアドレスに使われるユーザー名は、後から変更ができないため、注意しましょう。

③最後にプライバシーポリシーと利用規約に同意して、完了です。

アカウント作成後は、実際にGmailを使ってみましょう。

ビジネスでメールを送信するなら、テンプレートがあると便利です。

①Gmailにアクセスして、画面右上に表示されている歯車のマークをクリックします。

②「設定」から「詳細設定」をクリックして行くと
テンプレートを「有効」にすると出てきますので、チェックを入れて下さい。
「変更を保存」をクリックします。

③次に左上にある「+作成」をクリックして
「新規メッセージ」からテンプレートを作成していきます。
テンプレートになる件名と本文を入力して、右下にある「…(縦)」をクリックして下さい。
「テンプレート」をクリックした後、
最後に「下書きをテンプレートとして保存」をクリックして完了です。

続いて、新規メールを作成する方法です。

①もう一度「+作成」をクリックして「新規メッセージ」を開きます。

②開いた画面の「宛先」にアドレスを、「件名」にタイトルを、空白部分に本文を入力し、
メールが完成したら「送信」をクリックするだけです。

次に、受信したメールを仕分けする方法をご紹介しましょう。

Googleには、ラベルという便利な機能があります。
受信したメールにラベルを付けることでフォルダーが作られ、
クライアントごとにメールを仕分けられます。

①Gmail画面の左側にある「もっと見る」をクリックして下さい。

②「新しいラベルを作成」をクリックすると入力画面が出て来るので、
分かりやすいようにフォルダー名を付けて「作成」ボタンを押せば完了です。

③それでは、受信したメールにラベルを貼りましょう。
メールにチェックを入れて「ラベル」のアイコンをクリックすると、
先ほど作ったフォルダー名が表示されるので、選択して「適用」ボタンを押します。
これで仕分けが完了したことになります。

クライアントが複数いる場合は、ラベル名を工夫して整理すれば、
受信メールのチェックもストレスなくできるでしょう。

まとめ

Gmailは、プライベートでもビジネスにも活用できる、Googleが提供する無料サービスです。
複数のデバイスからメールが利用できるので、場所を選ばないという利点があります。

また、Gmailの便利な機能を使うことでメールの処理がはかどるため、
作業効率化につながります。

フリーランスや在宅ワークが増えるなか、
ビジネス用としてGoogleアカウントを持っていることは今や必須といえるでしょう。