Studyその他

ライター業で、Wordをフル活用している理由

便利な機能を使いこなす

ライター業で、Wordをフル活用している理由

こんにちは。在宅ワーク歴1年でフリーライターをしている40代の「サエコ」です。
ライターになるまでは、20年以上事務員として勤務していました。
Microsoft Word(以下Word)はその当時から使っていましたが、簡単な文章を作るくらいでそれほど活用していませんでした。
どちらかというと、Excelのほうが使いやすいと思っていたくらい。

ライターになった現在、Wordにはかなりお世話になっています。
まだまだ私の知らない機能もたくさんあるWord。
その中で私がライターの執筆で使っている、Wordの便利な機能をお伝えします。

ライター業は「文章」を作ることが仕事です

仕事の流れを簡単に説明します。
はじめに、クライアントより提供される情報をもとに仕事を開始。
文章に必要な情報を探してから執筆を始めます。書き終えた後Wordで推敲作業をします。

実は、私がライターをはじめた頃、目視のみで推敲をしていました。
しかし自分で作成した文章の誤字脱字を、目視だけでは見落としがち。
当時の私は、Wordやその他のツールで確認ができることを知りませんでした。
完全な勉強不足です。無知って本当に怖いですね。今考えてもぞっとします。

Wordを使用して文章の見直しと推敲

私がWord機能で使用している、推敲・校正・校閲について説明します。

  • 推敲 文書の表現を自ら珍味し、修正し、より洗練された表現へ直しを加えること。
  • 校正 誤字脱字、文章の誤りを直すこと。
  • 校閲 文書の誤りや不備な点を直すこと。

引用:weblio国語辞典│推敲│校正│校閲

文章ができて、はじめにすることは「読み直し」です。
書いたばかりの文章をすぐに読んでも、間違いに気が付かない場合があります。
翌日に読み直しをするか、納期的に余裕がなければ食事をしたりお風呂に入ったりして少し時間を置いてください。
少しリセットしてから見直すことで、ミスを見つけやすくなります。

文章校正・校閲機能

校正・校閲機能では、誤字脱字や表現方法が間違っていないか、などのいろいろな基準から文章のチェックが可能。

また、人それぞれ文章にはクセが出ます。
例えば私の場合だと方言の影響で「が」を多く使う傾向があり、同じ文章で「が」が不必要に多く入っていると、その部分をWordの校正機能は指摘してくれます。

【使用方法】ツールバー→校閲→スペルチェックと文章校正でチェックします。
【設定方法①】Word開く→ファイル→オプション→文章校正→Wordのスペルチェックと文章校正→こちらの項目にチェックを入れます。

【設定方法②】文章スタイル(W):通常の文→設定を押下。
こちらに「文章校正の詳細設定」があるので必要な項目を設定します。

  1. 誤りのチェック
  2. 表現の推敲
  3. 表記の揺れ
  4. 表記の基準

4項目で、必要な校正項目を選択します。

ちなみに私が選択しているものはこちらです。
文章校正の詳細設定
画像には載っていませんが、表記のゆれなども設定しています。

またスペルチェックをして、間違いがあれば自動的にダイヤルボックスが表示されます。
文章内のチェック項目がリストアップされるので、ひとつずつ確認しましょう。

Wordの校正・校閲内容を、自分で使いながら取捨選択をすると、より使いやすい機能となります。

文章音声読み上げ機能

私は最後の推敲「読み直し」のときに、音声読み上げ機能を使って最終の確認をしています。
自分で読み上げるのも良いですが、文字数が多くなるとかなり大変です。
文章を「見る」のではなく「聞く」と、客観的にミスが見つかりやすいので、おすすめします。

【設定方法】ツールバー→校閲→音声読み上げ→音声読み上げ機能の「再生・停止・設定メニュー」が表示。

文字数のカウント機能

ライター業務では、文字数の指定のある場合が多くあります。
その場合はやみくもにテキストなどに入力するより、Wordで「文字カウント」を確認しながら執筆を進めると効率的ですね。

  • 単語数
  • 文字数
  • 半角英語の単語数
  • 全角文字数+半角カタカナの数

上記のような、文字カウントの内訳を見ることができます。
ステータスバーに単語数を表示させることもできるので、書き進めながら確認も可能。

【設定方法】ツールバー→校閲→文字カウント

見出し機能

文章の見出しは、「見出し1、見出し2、見出し3」を多く使用しています。
Word pressへの入稿がある場合、Wordで見出しを選択してコピーを張り付けると、見出しの情報が反映されるので便利です。

また見出し選択については、クライアントにより指示があるので、適宜確認をしてください。

【設定方法】ホーム→スタイル→文章を選択→見出し1、見出し2、見出し3それぞれを選択します。

文章の質をあげ、読みやすくするには推敲が不可欠

「文章を書く」ことは、簡単なようですが難しい部分もあります。
ライターとして、文章を書いて推敲をすることは必要不可欠です。しかし、推敲や見直しをすることは、かなりの労力が必要となります。

その労力を軽減するためにも、Wordの便利な機能を使って、推敲をするときにお役立てください。
しかし、Wordでは便利な機能がありますが、全部の間違いを指摘してくれるわけではありません。あくまでも、補助的な役割として活用してくださいね。

また文章を書き続け推敲をすることで、自分の書いた文章が読みやすくなったり、伝わったりすることでわかりやすい文章になるでしょう。

そこで、ライターは、読む力と書く力がバランス良く備わっていると、スムーズに文章力に反映します。インターネットでの文章を読むことも勉強になりますが、私は書籍を読んでいます。

しかしライター歴1年の私は、まだまだ未熟だなと思うことが多々あります。
だれが読んでも「わかりやすい!」と思ってもらえる、そんなライターになれたらと日々勉強中です。